Videomanuál na projekty

video séria - Video workshop - krok za krokom Návod ako úspešne realizovať projekty za pomoci projektového manažmentu
praktické postupy a nástroje projektového manažmentu použiteľné v bežnej manažérskej praxi a v praxi projektových manažérov

cieľom tohto video manuálu na projekty je podporiť účastníkov v efektívnejšom dosahovaní projektových cieľov
ukázať im jasnú postupnosť krokov, ktorá im slúži ako mapa a navigácia k dosiahnutiu projektových cieľov

Video workshop - návod ako realizovať projekty

video manuál, ktorý vás krok po kroku prevedie cez váš projekt, ktorý máte realizovať vo vašej práci
Mnohí ľudia sa cítia na začiatku projektu stratení a nevedia ako projekt uchopiť. Nepoznajú alebo presne neporozumeli očakávaniam zadávateľa. V danej oblasti nie sú dostatočne zorientovaní a nevedia kde začať. Cítia sa pod tlakom a ak začnú byť pod stresom, ich efektivita a tvorivosť klesá.

Komplexný video manuál na projekty, ktorý vás prevedie od inicializácie, cez plánovanie, spustenie a realizáciu až po ukončenie a odovzdanie projektu. Venujeme sa vybraným nástrojom a princípom projektového manažmentu tak, aby ste s nimi mohli efektívne pracovať a vnímali ich praktické využitie.

Na projekt sa pozeráme v súvislostiach. Pochopenie situácie pred projektom je dôležitým faktorom pre správnu prípravu a plánovanie projektu. Kvalitný projektový plán je základ pre efektívnu realizáciu a ukončenie projektov.

VIDEOMANUÁL NA PROJEKTY - Ako pracovať s videomanuálom

návod ako pracovať s videomanuálom
Postupné kroky realizácie vášho projektu.

Video #1 - Projektové myslenie (VIDEOMANUÁL NA PROJEKTY)

Doba rýchlo napreduje a to, čo v manažmente fungovalo pred pár rokmi, dnes už nefunguje, alebo nefunguje dokonale.
Dnešná doba a dnešný trh ako aj ľudia si vyžadujú iný, modernejší prístup k riadeniu. Jednou z moderných metód a spôsobov dosahovania cieľov je Projektový manažment.

Poznanie a aplikácia základných nástrojov a princípov projektového manažmentu prináša do projektovej práce systém a tvorí lepšie pracovné prostredie.

Našim cieľom je vás krok po kroku previesť týmto systémom a na vašich praktických tréningových projektoch vám vysvetliť jednotlivé nástroje tak, aby ste s nimi mohli pracovať.

Projektový manažment vám pomôže efektívnejšie dosahovať vaše ciele, zlepší pracovné prostredie, zníži chybovosť na projektoch a dokonca vám pomôže ušetriť.

Video #2 - Zladenie projektových a firemných cieľov (VIDEOMANUÁL NA PROJEKTY)

Správne pochopenie a vnímanie projektových cieľov je základným predpokladom pre úspešnosť projektov.
Projektový manažér a tím by mal poznať odpovede na otázky typu: “Prečo sa realizuje tento projekt práve teraz?” “je najsprávnejší čas na realizáciu tohoto projektu?” “Ako súvisí daný projekt s firemnou stratégiou a firemnými cieľmi?”

Projektový manažér by mal zabezpečiť správne vnímanie projektových cieľov v celkovom kontexte firmy. Mal by poznať aktuálnu firemnú situáciu, aby sa dokázal správne rozhodovať o projekte.

Ako vnímať projekt v súvislostiach prostredníctvom „COMM-PASS pyramídy výkonnosti“. „ČO – AKO – PREČO“ projektu. Výsledkom projektu je konkrétny výstup – jedná sa produkt, alebo službu, tzv. „ČO“. Projektové „AKO“ hovorí o tom, akým spôsobom budeme dosahovať realizáciu projektu.

Video #3 - Prečo projekty a projektový manažment (VIDEOMANUÁL NA PROJEKTY)

V priemere dokáže firma ušetriť 20-30% nákladov a až 50% času, ak riadi projekty efektívne.
Čo je projekt? Definícia projektu: „Postupnosť jedinečných, komplexných a navzájom prepojených aktivít a činností, ktoré majú jeden cieľ a musia byť vykonané a dokončené v určitom čase, v rámci určeného rozpočtu a podľa požadovaných kritérií.“

Hlavné charakteristiky projektu sú: jedinečnosť, neopakovateľnosť, rizikovosť, neistota, dynamika, zmena, komplexnosť (multifunkčnosť), nová úloha, nové ciele, ohraničenosť.

Ak máte otázky ohľadne projektového manažmentu, prípadne sa chcete poradiť ako efektívne rozvíjať potenciálnych projektových manažérov a ich tímy, kontaktujte nás.

Video #4 - Komplexný pohľad na projekt v súvislostiach (VIDEOMANUÁL NA PROJEKTY)

Ako správne vnímať projekt na jeho začiatku? Je potrebné vnímať ho komplexne v celofiremných súvislostiach.
Na úvod si musíme zodpovedať kľúčové otázky:
i. Prečo projekt vznikol?
ii. Aký je skutočný zámer a aké sú ciele projektu?
iii. Aká je motivácia firmy a členov tímu realizovať projekt?

Ak chcete projekt vnímať v súvislostiach, pomôže vám, ak si zodpoviete na nasledujúce otázky:
i. Aký je dôvod realizácie projektu?
ii. Aká je aktuálna biznis situácia firmy a aká je aktuálna situácia na trhu?
iii. Aká je aktuálna situácia u zákazníka?
iv. Aké sú očakávania od projektu?
v. Aké sú ďalšie možné výhody, ktoré môžete projektom vygenerovať?
vi. Čo sa môže stať, ak nebude projekt zrealizovaný, alebo ak sa nepodarí dosiahnuť plánované výsledky?

Video #5 - Projektový cyklus a fázy projektu (VIDEOMANUÁL NA PROJEKTY)

Ak dostane projektový manažér projekt, potrebuje si ho správne definovať, aby ho mohol efektívne naplánovať.
Projekt je potrebné vnímať v komplexných firemných súvislostiach. Je potrebné vnímať aká bola situácia pred projektom, aká je situácia počas realizácie projektu a následne je potrebné sa zamyslieť nad tým, aká môže byť situácia po projekte. To znamená, že je potrebné vnímať inicializačnú fázu, projektovú fázu a poprojektovú fázu projektu.

Každý projekt má svoj začiatok a koniec. Životný cyklus projektu má nasledovné fázy:
i. Definovanie projektu
ii. Plánovanie projektu
iii. Uvedenie projektu
iv. Kontroling projektu
v. Ukončenie projektu
vi. Odovzdanie projektu

Video #6 - Inovácia a zmeny prostredníctvom projektov (VIDEOMANUÁL NA PROJEKTY)

Prečo inovácia a zmeny? Projektový manažér musí mať prehľad o aktuálnom firemnom dianí a firemnej situácií.
Pochopenie aktuálnej biznis situácie v odvetví, kde realizujete projekt, umožní projektovému tíme lepšie pochopiť aktuálnu situáciu a následne dodať projektové výstupy efektívnejšie.

Pre správne pochopenie aktuálnej situácie si spolu s projektovým tímom zodpovedajte na tieto otázky:
i. Aké nastali zmeny v biznis prostredí? Aká je aktuálna situácia v našom odvetví?
ii. Aké nastlali zmeny v našej firme? Aká je aktuálna situácia a potreby firmy?
iii. Aké zmeny nastali v mojom oddelení? Aká je aktuálna situácia v mojom oddelení?
iv. Aké nastali zmeny v mojom vlastnom fungovaní? Aká je moja aktuálna situácia?
v. Ako sa zmenil zákazník, Aká je aktuálna situácia zákazníka?
vi. Sumár, záver. Spoločné vyhodnotenie projektovej a firemnej reality.

Video #7 - Návrh a inicializácia projektu (VIDEOMANUÁL NA PROJEKTY)

Vyberte si reálny tréningový projekt, ktorý budete za pomoci tohto video-manuálu realizovať s projektovým tímom.
Definujte si projekt a zaznamenajte si:
i. Názov projektu
ii. Cieľ projektu
iii. Podciele a neciele projektu
iv. Projektový manažér
v. Projektový tím

Súčasťou inicializačnej, tzv. predprojektovej fázy projektu sú nasledovné oblasti:
i. Zbieranie a výber nápadov na projekt. Ako generujete nápady a návrhy na projekty? Ako tvoríte projekty?

ii. Výber potenciálnych projektov, ktoré sú v danej situácií prínosné pre firmu a majú jasný biznis význam a opodstatnenie realizácie. Projekty je potrebné rozdeliť do kategórií a prideliť im prioritu a dôležitosť.

Video #8 - Kategorizácia projektov (VIDEOMANUÁL NA PROJEKTY)

Kategorizácia projektov dáva vedeniu firmy prehľad o celkovom počte projektov, o stave projektov, o ich rozpracovanosti, či o využití personálu.
V každej firme si vedenie definuje kategórie na základe toho, ktoré oblasti sú pre nich dôležité a majú výpovednú schopnosť o projektoch. Napríklad:

i. Dĺžka trvania projektu
ii. Náklady na projekt
iii. Úroveň potenciálneho rizika na projekte
iv. Náročnosť technológie na realizáciu projektu
v. Personálna náročnosť projektu
vi. Dopad a komplexnosť projektu na firemné fungovanie

Na základe týchto kritérií si firma rozdelí projekty do kategórie A,BC,D,E .... podľa ich významu pre firmu.

Video #9 - Hranice projektu a riadenie očakávaní (VIDEOMANUÁL NA PROJEKTY)

Hranice projektu musia byť jasne definované, aby všetky zúčastnené strany mali rovnaké vnímanie projektu.
Riadenie očakávaní je kľúčovým prvkom dodania toho, čo zákazník od projektu očakáva. Ak sa na začiatku projektu neporozumie a nepochopí zadávateľ projektu (zákazník) s projektovým manažérom a tímom, dobehne ich to na konci projektu. Je potrebné, aby všetci zúčastnení vnímali projekt rovnako.

Hranice projektu sa definujú z týchto 3 pohľadov:
i. Obsahové hranice projektu - „Scope projektu“, definuje, čo sa na projekte bude robiť a čo už je mimo projektového rámca. V tejto časti je potrebné definovať tzv. projektové neciele, teda aktivita a činnosti, ktoré sa už na projekte realizovať nebudú.
ii. Časové hranice projektu - Definovanie začiatku a konca projektu.
iii. Spoločenské hranice projektu - Má firma v aktuálnej situácií dostatočné zdroje a personálne zabezpečenie na realizáciu projektu?

Video #10 - Súvislosti projektu a vzťah k okoliu (VIDEOMANUÁL NA PROJEKTY)

Projekty sa neodohrávajú na „pustom ostrove“, sú realizované v živom prostredí. Pochopenie prostredia zvyšuje efektívnosť realizácie projektu.
Spoznanie vzájomných súvislosti projektu a jeho dopadu na okolie má dôležitý dopad na vzťahy k projektovému okoliu.

Súvislosti projektu a dopady projektu na okolie sa vyhodnocuje z nasledovných 3 oblastí:

i. Obsahové súvislosti – Ako môžu činnosti realizované na projekte ovplyvniť iné projekty, alebo procesy vo firme?
ii. Časové súvislosti – Aká bola situácia pred projektom, čo sa udialo vo firme? Aká je situácia počas realizácie projektu? Aká môže byť situácia po ukončení projektu? Je teraz ten najvhodnejší čas na realizáciu projektu?
iii. Spoločenské súvislosti – Ako bude projekt vystupovať voči iným projektom a procesom vo firme? Čo môže daný projekt zmeniť vo firemnom fungovaní, či firemnej kultúre?

Video #11 - Analýza prostredia projektu (VIDEOMANUÁL NA PROJEKTY)

Systematická analýza prostredia projektu prináša jednoduchšiu realizáciu projektu a identifikáciu možných projektových rizík.
Detailnú analýzu je možné vykonať aj s užívateľmi projektu, ktorí môžu mať lepší prehľad o aktuálnej situácii.

Je veľmi dôležité pochopiť a správne vyhodnotiť, kde sa bude projekt realizovať.

Aké je tzv. vnútro firemné prostredie, kde sa bude projekt realizovať? Aký vplyv môžu na projekt mať iné projekty, firemné procesy, technológia, dodávatelia, či samotní zamestnanci.

Aké sú ekonomické, spoločenské, kultúrne, politické, sociálne, technologické, či právne aspekty prostredia, kde sa bude projekt realizovať?

Video #12 - Analýza stakeholderov (VIDEOMANUÁL NA PROJEKTY)

Kto môže pozitívne, alebo negatívne ovplyvniť projekt? Aký vplyv majú na úspech projektu jednotliví stakeholderi?
Stakeholder - jednotlivec, organizácia, skupina alebo inštitúcia – ten, kto má akýkoľvek oprávnený záujem o projekt, a kto bude alebo potenciálne môže byť ovplyvnený aktivitami alebo výstupmi projektu, ak sa dané podmienky zmenia príp. ostanú rovnaké tak môže niečo získať alebo stratiť.

Analýza stakeholderov má nasledovný postup:
i. Identifikovať stakeholderov – spýtajte sa: „Kto môže mať oprávnený vplyv na projekt?“
ii. Pochopiť stakeholderov - správne pochopenie stakeholderov prostredníctvom definovania ich unikátnych faktov a vplyvu na projekt
iii. Ovplyvniť stakeholderov - stakeholder má svoj zámer a ak ho pochopíte, môžete jeho konanie a zámer ovplyvniť. 
iv. Riadenie stakeholdrov nie je jednorazová aktivita, ale ich vplyv je potrebné vyhodnocovať a riadiť počas celého projektu. Pre efektívnejšiu prácu so stakeholdrami je vhodné si vypracovať akčný plán.

Video #13 - Úvodné zadanie projektu - POS (VIDEOMANUÁL NA PROJEKTY)

Úvodné zadanie projektu - Project Overview Statement - POS sumarizuje projektové zadanie a definuje základné smerovanie projektu.
Úvodné zadanie projektu formalizuje projektový zámer do štandardnej formy a zaznačuje, kto Úvodné zadanie projektu spracoval a kto ho schválil.

Úvodné zadanie projektu má nasledovné oblasti a tak definuje:
i. Problém, alebo príležitosť, ktorú projekt bude riešiť
ii. Cieľ projektu
iii. Podciele a neciele projektu
iv. Kritéria úspešnosti projektu
v. Predpoklady úspešnosti projektu
vi. Riziká a prekážky projektu
vii. Základný odhad rozpočtu
viii. Navrhovaný projektový tím

Štandardná forma Úvodného zadania projektu pomáha vedeniu sa rýchlejšie a efektívnejšie rozhodnúť o stave potenciálneho projektu. Či už o jeho spustení, alebo zamietnutí.

Video #14 - Projektový trojuholník (VIDEOMANUÁL NA PROJEKTY)

Projektový trojuholník je tzv. nekompromisná realita každého projektu a pomáha vidieť projekt v súvislostiach.
Plocha trojuholníka definuje, „ČO“ sa bude na projekte robiť, teda definuje ROZSAH (SCOPE) projektu v požadovanej KVALITE.

Jednotlivé strany trojuholníka reprezentujú 3 základné limity každého projektu:

i. Čas – Ganttov diagram – Koľko času bude trvať realizácia jednotlivých projektových aktivít? Kedy budú jednotlivé aktivity zrelizované? Aké sú vzájomné následnosti jednotlivých aktivít, ktoré sa budú realizovať na projekte?
ii. Zdroje – Plán zdrojov – Aké zdroje sú potrebné pre realizáciu projektových aktivít?
iii. Náklady – Rozpočet – Koľko bude stáť realizácia jednotlivých aktivít, ktoré sa budú realizovať na projekte? Aký je rozpočet projektu?

Princíp projektového trojuholníka je aplikovateľný nie len pri definovaní a plánovaní projektu, ale aj pri realizácií komplexných úloh a zadaní.

Video #15 - Schvaľovanie projektu (VIDEOMANUÁL NA PROJEKTY)

Schvaľovaniu projektu predchádza dôsledná inicializačná fáza projektu, ktorú pripravuje projektový manažér so svojim tímom na základe požiadaviek zadávateľa projektu.
Po dôslednej príprave inicializačnej fázy projektu, prezentuje projektový manažér projekt zadávateľovi projektu a ten na základe dostupných informácií rozhodne ako sa bude pokračovať s projektom ďalej. Možné sú nasledovné možnosti:

i. Červená - Projekt zamietne
ii. Oranžová - Vyžiada si dodatočné informácie, aby sa mohol správne rozhodnúť
iii. Zelená - Projekt schváli

Platí základné pravidlo - Čím lepšia príprava inicializačnej fázy projektu, tým kvalitnejšia prezentácia projektu vedeniu a následne po schválení projektu aj efektívnejšia realizácia projektu.

Video #16 - Kroky plánovania projektu (VIDEOMANUÁL NA PROJEKTY)

Po úspešnom realizovaní inicializačnej fázy projektu a schválení projektu sa projekt dostáva do projektovej fáze.
Pre efektívne naplánovanie si projektu sa využíva projektový trojuholník.

Prvým krokom je naplánovať si aktivity, činnosti, ktoré je potrebné zrealizovať na projekte, aby sa dosiahli projektové výstupy a splnil cieľ projektu. Na definovanie projektových aktivít sa používa nástroj projektového manažmentu: „WBS - Work breakdown structure“, po slovensky sa nazýva „Hlavný plán prác“.

Ak sú definované projektové aktivity, je potrebné si odhadnúť čas trvania jednotlivých aktivít a definovať si, kedy sa budú na projekte realizovať. Na efektívne a prehľadné plánovanie času sa na projekte využíva „Ganttov diagram“.


Následne sa budú definovať zdroje, ktoré sú potrebné na realizáciu jednotlivých úloh a činností na projekte. Plánovanie zdrojov na projekte sa realizuje za pomoci Plánu zdrojov.

Video #17 - Tvorba WBS Plánovanie projekt. aktivít (VIDEOMANUÁL NA PROJEKTY)

„Work Breakdown Structure“ (WBS) – HLAVNÝ PLÁN PRÁC – hierarchická štruktúra práce na projekt
Základná otázka pri tvorbe WBS je: „Aké činnosti sa musia zrealizovať na projekte, aby sa dosiahli plánované projektové výstupy a splnil sa projektový cieľ?

„Work Breakdown Structure“ (WBS) – HLAVNÝ PLÁN PRÁC sumarizuje všetky úlohy / činnosti, ktoré sa musia zrealizovať na projekte v prehľadnej a štruktúrovanej forme.
Jednotlivé projektové úlohy sú rozdelené do 3 hierarchických úrovní, tak aby dávali ucelený a logický zmysel. Projekt má tieto š úrovne: 1. Fáza projektu, 2. Pracovný balík, 3. Pracovná úloha

Projektový manažér si musí zodpovedať otázku: „Akých špecialistov a odborníkov potrebujete angažovať v rámci tvorby WBS, aby ste spoločne vytvorili zoznam aktivít, ktoré je potrebné vykonať na projekte?“

V rámci projektového trojuholníka nám WBS - HLAVNÝ PLÁN PRÁC definuje plochu trojuholníka, tzv. „ČO“ – teda definuje aktivity, ktoré musia byť zrealizované na projekte.

Video #18 - Ganttov diagram Plánovnie času na projekte (VIDEOMANUÁL NA PROJEKTY)

Na definovanie času, kedy sa budú jednotlivé aktivity na projekte realizovať sa používa Ganttov diagram.
Prvým limitom pre realizáciu naplánovaných projektových aktivít je čas, ktorý bude potrebný na ich realizáciu. Plánovanie času na projekte oveľa efektívnejšie a presnejšie, ak vychádza zo skúseností odborníkov a špecialistov.

Ganttov diagram sumarizuje jednotlivé aktivity, ktoré sa budú realizovať na projekte.
Jednotlivé aktivity sú zosumarizované v stĺpci.
V riadkoch je znázornený čas, kedy budú dané aktivity zrealizované - kedy sa začnú a kedy sa ukončia.
Pred tým ako zadefinujeme vzájomné súvislosti, následnosti a závislosti medzi jednotlivými aktivitami je potrebné definovať ich trvanie. Trvanie vychádza so skúseností a odhadov špecialistov. Práve z toho dôvodu je vhodné plánovať čas a tvoriť Ganttov diagram v spolupráci s nimi.

Súčasťou Ganttovho diagramu je definovanie míľnikov, t.j. kľúčových udalostí na projekte.

Video #19 - Plán zdrojov Plánovanie zdrojov na projekte (VIDEOMANUÁL NA PROJEKTY)

Dobre definovaný plán zdrojov je predpokladom úspešného dosiahnutia projektových výstupov bez zbytočných problémov.
Druhou oblasťou, ktorá definuje rozsah projektového trojuholníka na projekte sú zdroje.

Pre dôkladné naplánovanie zdrojov potrebných pre realizáciu jednotlivých pracovných balíkov sa projektový manažér spolu s tímom a zúčastnenými na projekte pýta otázku: „Aké zdroje sú potrebné na realizáciu jednotlivých pracovných balíkov?“

Na prehľadné naplánovanie a zosumarizovanie potrebných zdrojov pre realizáciu jednotlivých projektových balíkov slúži Plán zdrojov. Ku každému pracovnému balíku je potrebné definovať nasledovné oblasti:

i. Typ zdroja - aký zdroj bude potrebný
ii. Potreba zdroja - koľko, aký objem daného zdroja bude na projekt potrebné
iii. Funkčné oddelenie - kto nám zabezpečí požadovaný zdroj
iv. Líniový manažér - od ktorého manažéra si bude projektový manažér pýtať a dohadovať podmienky pre dodanie požadovaného zdroja

Video #20 - Tvorba rozpočtu, plánovanie nákladov (VIDEOMANUÁL NA PROJEKTY)

Dobre navrhnutý rozpočet projektu je veľmi dobrý podklad pre komunikáciu a prípadnú argumentáciu o cene projektu so zadávateľom projektu.
Tvorba rozpočtu projektu je opäť spojená s jednotlivými pracovnými balíkmi. Ku každému pracovnému balíku je potrebné definovať náklady spojené s jeho realizáciou. Čím lepšia príprava potrebných zdrojov, tým presnejší je aj vytvorený rozpočet projektu.

Čas investovaný do prípravy kvalitného a relevantného rozpočtu projektu sa môže projektovému manažérovi niekoľkonásobne vrátiť, keďže dokáže uspieť pred konkurenciou vo výberových konaniach.
Zároveň sa prípravou relevantného rozpočtu vyhne možnému navyšovaniu rozpočtu v budúcnosti a tak dosiahne obojstrannú spokojnosť s klientom.

Správne vytvorený rozpočet projektu slúži aj ako podklad pre efektívne reportovanie a kontrolu projektu.

Video #21 - Projektový tím Pravidlá práce na projekte (VIDEOMANUÁL NA PROJEKTY)

V klasickej líniovej štruktúre má väčšinou každý pracovník svojho priameho nadriadeného a jasný popis práce - projekty sú špecifické.
Dopad jednotlivých projektov je zväčša väčší, ako sú hranice jednotlivých oddelení a väčšinou projekty zasahujú firmu naprieč. Projektový tím sa väčšinou skladá z ľudí z jednotlivých oddelení. Projektový manažér si musí spolu s jednotlivými členmi tímu definovať pravidlá práce.

Je dobré si zodpovedať na nasledovné otázky:
i. Budú jednotlivý ľudia pracovať na projekte na plný úväzok, alebo budú k dispozícií len na limitovaný čas dňa, resp. týždňa?
ii. Na koľko % budú jednotliví členovia tímu k dispozícií pre projekt?
iii. Kto je priamy nadriadený jednotlivých členov tímu?
iv. Je ich priamy nadriadený stále ich líniový manažér, alebo počas projektu bude ich priamy nadriadený projektový manažér?
v. Kto bude vykonávať prácu pracovníkov, ktorí sa presunú z líniovej štruktúry na projekt?
vi. Budú mať pracovníci, ktorí sa stávanú členmi projektového tímu dostatok času a potrebné podmienky pre realizáciu úloh, za ktorú budú zodpovední?

Video #22 - Plán komunikácie a reportov (VIDEOMANUÁL NA PROJEKTY)

Projektový manažér si musí zadefinovať tak internú komunikáciu so svojím tímom, ako aj externú komunikáciu o projekte.
Čo, kedy, kde, ako a komu komunikovať budeme na projekte komunikovať? Správne načasovanie si komunikácie si je ďalšou dôležitou súčasťou plánovacej fázy projektu.

Pre definovanie internej komunikácie je potrebné definovať Plán mítingov, ktoré budú na projekte prebiehať. Každý míting musí mať jasne definované nasledovné oblasti:
i. Názov mítingu
ii. Obsah mítingu
iii. Účastníci mítingu
iv. Frekvencia mítingu
v. Miesto realizácie mítingu
vi. Zodpovedný za realizáciu mítingu
vii. Cieľ mítingu

Podkladom každého efektívneho mítingu sú pripravené podklady vo forme reportov. Jednotlivé reporty je potrebné navrhnúť a zosumarizovať ich v Štruktúre reportov.

Video #23 - Realizácia a Reporting projektu (VIDEOMANUÁL NA PROJEKTY)

Úlohou projektového manažéra je projekt riadiť a priebežne sledovať ako sa realizujú jednotlivé naplánované činnosti.
Výhodou projektového manažmentu je, že na reportovanie stavu projektu sa využívajú aj nástroje, ktoré slúžili na plánovanie projektu. To znamená, že je potrebné priebežne aktualizovať a vyhodnocovať nasledovné nástroje:

i. Hlavný plán prác - WBS - Work breakdown structure
ii. Ganttov diagram
iii. Plán zdrojov
iv. Rozpočet
v. Reporty definované v štruktúre reportingu

Za priebežnú aktualizáciu a reportovanie jednotlivých nástrojov zodpovedná vlastník pracovného balíka resp. pracovnej úlohy, ktorý na jednotlivých mítingoch informuje tím a danom stave realizácie jednotlivých pracovných balíkov resp. úloh.

V prípade odklonenia sa od plánovaného stavu je zodpovednosťou daného pracovníka definovať rozdiel od plánu, definovať príčinu odklonenia sa od plánu a najmä prísť s návrhom konkrétnych nápravných riešení. Na mítingoch a jednotlivé riešenia preberajú a tie, ktoré sú definované ako prínosné sú zaznačené v Akčnom pláne a následne realizované.

Video #24 - Ukončenie a odovzdanie projektu (VIDEOMANUÁL NA PROJEKTY)

Ukončenie projektu má svoje náležitosti. Dôkladné ukončenie projektu je predpokladom pre udržanie si korektných vzťahov so zákazníkom a zadávateľom.
Ak je projekt efektívne ukončený, prináša dôležité informácie pre jeho vyhodnotenie a dôslednú archiváciu / administráciu projektových aktivít. Poučenia sa z chýb, ktoré sa na projekte urobili môže byť prínosné pre nasledujúce projekty a tímy.

Pre správne ukončenie projektu je potrebné zrealizovať nasledovné aktivity:
i. Získanie zákazníkovej akceptácie výstupov projektu (deliverables)
ii. Inštalácia a preverenie výstupov
iii. Zabezpečenie kompletnej projektovej dokumentácie
iv. Získanie zákazníkovho podpisu na Záverečnej správe projektu
v. Vykonanie post-implementačného auditu
vi. Zosumarizovať poučenia z projektu – „Lessons Learned“ (+/-)
vii. Poďakovanie tímu a zúčastneným za ich aktivitu a angažovanosť
viii. Záverečná oslava

Na záver projektu sa veľmi často zabúda na projektový tím a tých, čo projekt podporili v náročných situáciách.
Práve preto je dôležité si nájsť čas, poďakovať všetkým zúčastneným za ich aktivitu, angažovanosť a záujem na projekte.
Vhodnou formou poďakovania môže byť oslava projektových výsledkov na ktorej sa zúčastní projektový tím, zadávateľ a zákazník.

Realita a projektový manažment - Ako riadiť projekty (VIDEOMANUÁL NA PROJEKTY)

Cieľom toho video je poukázať, v akých podmienkach sa mnoho krát realizujú projekty - projekty sa nerealizujú v ideálnych laboratórnych podmienkach, ale v tvrdej a nekompromisnej realite.
Projekty sa často krát realizujú v realite, kde je na plánovanie projektov málo času, nedostatok zdrojov, či nedostatočné rozpočty na bez problematické zrealizovanie všetkých pracovných úloh na projekte.

Rozšírenie si praktických skúseností a kompetencií v rámci efektívneho riadenia projektov je jednou z možností, ako byť prínosnejší pre svoj tím a firmu a tak dosahovať požadované výsledky efektívnejšie a s menším stresom.

Ak máte otázky ohľadne projektového manažmentu, prípadne sa chcete poradiť ako efektívne rozvíjať potenciálnych projektových manažérov a ich tímy, kontaktujte nás.

Moderné projekty v biznis súvislostiach

cieľom rozvojového programu je poskytnúť jednotlivcom, projektovým tímom a organizáciám kľúčové informácie, znalosti, nástroje, podporiť schopnosti alebo inšpirovať modernými trendami k lepšej a efektívnejšej realizácii projektov vo všetkých projektových prostrediach

Viac o programe

Neuroveda v praxi - ako funguje ľudský mozog?

učíme sa celý život - náš mozog podlieha neustálym zmenám, prispôsobuje sa novým nárokom a meniacim sa podmienkam dnešného prostredia
Neuroplasticita priniesla najväčší objav v oblasti poznania ľudského mozgu za posledných 400 rokov
Vedci dokázali, že mozog sa mení a vyvíja celý život

Mozog na neučenie reaguje jednoducho – nerozvíja sa
Bez toho, aby sme si to uvedomovali – už v mladom veku začína proces degenerácie nášho mozgu
Denne strácame až 85.000 mozgových buniek
© 2021 COMM-PASS s.r.o. All Rights Reserved.